HBC-system - Code of conduct

I. Indledning
Formålet med adfærdskodeksen

Formålet med denne adfærdskodeks (kodeks) er at sikre, at vores leverandører arbejder i overensstemmelse med internationalt anerkendte minimumsstandarder for menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. HBC-systemet (i det følgende benævnt KØBER) forventer derfor, at leverandørerne etablerer systemer til at undgå og håndtere negative påvirkninger af disse minimumsstandarder.

KØBENHAVN overholder indholdet af dette kodeks og forventer det samme af sine leverandører. Overholdelse af kravene i dette kodeks er derfor en betingelse for enhver aftale eller kontrakt mellem KØBEREN og dennes leverandører.

Formålet med dette kodeks er ikke at afbryde forretningsforbindelsen mellem KØBER og leverandører, hvis der konstateres manglende overholdelse, men at hjælpe leverandørerne med løbende at forbedre deres håndtering af negative påvirkninger. KØBER er derfor villig til at samarbejde med leverandørerne for at opnå overholdelse af bestemmelserne i dette kodeks. KØBENHAVN vil imidlertid ikke drive forretning med en leverandør, hvis det anses for umuligt at overholde bestemmelserne i dette kodeks, og leverandøren ikke viser vilje eller evne til at afhjælpe de identificerede negative virkninger.

KØBER er klar over, at vores virksomheds handlinger og indkøbspraksis kan påvirke leverandørernes evne til at overholde kravene i dette kodeks. Derfor vil KØBER rutinemæssigt vurdere alle negative påvirkninger, som den kan forårsage eller bidrage til gennem sin indkøbs-, overensstemmelses- og anden praksis i forsyningskæden. Dette omfatter at sikre, at følgende indkøbspraksis ikke har negativ indvirkning på leverandørernes evne til at opfylde kravene i denne kodeks: Leverandørernes evne til at opfylde kravene i denne artikel. Leverandørernes leveringstid, ordremængde i forhold til produktionskapacitet, produktudviklingsproces, prisfastsættelse, udsving i ordrestørrelsen og konsistens i ordrerne. Desuden skal KØBER med jævne mellemrum undersøge, om denne kodeks er tilstrækkelig og fortsat effektiv.

Generelle principper

Denne kodeks er ikke og bør ikke fortolkes som et middel til at omgå eller underminere national lovgivning eller nationale arbejdstilsyn. På samme måde er denne kodeks ikke og bør ikke fortolkes som en erstatning for frie fagforeninger, og den bør heller ikke anvendes som erstatning for kollektive forhandlinger.

Denne kodeks beskriver de nødvendige processer og minimumsstandarder. KØBER vil ikke acceptere forsøg på at bruge kravene som et middel til at sænke eksisterende standarder. Ved gennemførelsen af denne kodeks skal leverandørerne træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at de ikke utilsigtet efterlader arbejdstagere og andre modtagere i en dårligere situation, end før denne kodeks blev indført.

Internationale principper og overholdelse af lovgivningen

Bestemmelserne i denne kodeks fastsætter minimumskrav til leverandører. Disse minimumskrav er baseret på de ti generelle principper i FN's Global Compact, som er gjort operationelle sammen med FN's vejledende principper for virksomheder og menneskerettigheder. Minimumskravene er fastsat under hensyntagen til den internationale menneskerettighedskonvention, Den Internationale Arbejdsorganisations erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen, Rio-erklæringen om miljø og udvikling og FN's konvention om bekæmpelse af korruption. Desuden bygger kodeksen på OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder, 2011-udgaven.

Ud over at opfylde minimumskravene i dette kodeks og dermed handle under hensyntagen til relevante internationale aftaler, principper, mål og standarder skal leverandørerne overholde alle love, bestemmelser, administrativ praksis og andre gældende standarder (f.eks. kollektive overenskomster eller andre adfærdskodekser) i de lande, hvor de opererer.

Hvis der er forskelle mellem bestemmelserne i denne kodeks og nationale love eller andre gældende standarder, skal leverandørerne overholde de højere krav. Konflikter mellem bestemmelserne i denne kodeks og national lovgivning eller andre gældende standarder skal vurderes af KØBER i samarbejde med leverandøren og relevante interessenter med henblik på at fastlægge den mest hensigtsmæssige fremgangsmåde, der vil bidrage til at fremme respekten for de internationale principper, der er skitseret ovenfor. Hvis der konstateres konflikter, skal leverandørerne straks underrette KØBEREN herom.

II. Proceskrav

Dette afsnit beskriver de processer, der kræves, for at leverandører kan håndtere negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper.

KØBER forventer, at alle leverandører udvikler og implementerer følgende: 1) politikerklæring, 2) due diligence[1] og 3) afhjælpning.

1. Politikerklæring:

KØBER forventer, at leverandørerne vedtager en politikerklæring, der forpligter sig til at overholde de internationale principper, som denne kodeks er baseret på. Politikerklæringen skal:

være godkendt af leverandørens øverste ledelsesniveau.
Der skal tages hensyn til relevant intern eller ekstern ekspertise om menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper.
Fastlægge forventninger til menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper over for personale, forretningspartnere og andre parter med direkte tilknytning til leverandørens aktiviteter, produkter eller tjenesteydelser.
være offentligt tilgængelige og formidles både internt og eksternt.
afspejles i andre operationelle politikker og procedurer, der er nødvendige for at forankre politikerklæringen i hele leverandørens virksomhed.

2. Due Diligence:

KØBER forventer, at leverandørerne etablerer en proces med løbende due diligence i forhold til leverandørens negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper. Due diligence-processen bør omfatte potentielle og faktiske negative virkninger, som leverandørerne kan forårsage eller bidrage til gennem deres egne aktiviteter, samt negative virkninger, som kan være direkte forbundet med leverandørernes aktiviteter, produkter eller tjenester gennem deres forretningsforbindelser.

Gennemførelse af due diligence bør som minimum omfatte følgende elementer til håndtering af potentielle og faktiske negative virkninger:

Identifikation: For det første skal der regelmæssigt foretages en vurdering af potentielle og faktiske negative virkninger på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og korruptionsbekæmpelsesprincipper.
Forebyggelse og afhjælpning: Hvis der identificeres potentielle eller faktiske negative påvirkninger, skal leverandørerne effektivt integrere resultaterne af deres konsekvensanalyse i alle relevante interne funktioner og processer og træffe passende foranstaltninger. Dette omfatter sikring af, at sådanne negative virkninger forhindres, eller at der træffes passende foranstaltninger til at afbøde dem.
Regnskab: Processen med at afhjælpe negative virkninger skal følges nøje. Leverandørerne forventes at redegøre for, hvordan de håndterer deres potentielle og faktiske negative påvirkninger ved at kommunikere deres resultater og handlinger til relevante interessenter, herunder KØBEREN.

3. Afhjælpning:

KØBER erkender, at der kan forekomme faktiske negative virkninger, selv når de bedste politikker og processer er på plads.

Hvis en leverandør opdager eller bliver informeret om, at den forårsager eller bidrager til en faktisk negativ indvirkning på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper, skal leverandøren give de berørte personer adgang til afhjælpning eller informere de relevante myndigheder.

Hvis leverandøren ikke har forårsaget eller bidraget til en sådan negativ indvirkning, men er direkte forbundet med den, da den opstår i leverandørens værdikæde eller i andre relationer, forpligter leverandøren sig til at bruge sin indflydelse til at få den enhed, der har forårsaget eller bidraget til den negative indvirkning, til at forhindre gentagelse, afbøde situationen og give de berørte personer adgang til effektive afhjælpningsmuligheder eller sikre, at de rette myndigheder informeres.

Leverandører har et udtrykkeligt ansvar for at yde erstatning til ofre for faktiske negative menneskerettighedskonsekvenser, som de forårsager eller bidrager til. Derfor forventer KØBER, at leverandører, hvis sådanne faktiske negative menneskerettighedskonsekvenser identificeres, sørger for eller samarbejder om at afhjælpe dem gennem legitime processer.

For at gøre det muligt for negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper, at blive behandlet tidligt og afhjulpet direkte, skal leverandørerne etablere eller deltage i effektive klageordninger på operationelt niveau eller i sektorbaserede klageordninger, der er tilgængelige for andre virksomheder, enkeltpersoner og lokalsamfund, som kan blive påvirket negativt eller på anden måde har identificeret negative påvirkninger.

Klageordninger bør have følgende karakteristika:

Lovlig: Den skal skabe tillid og være ansvarlig for en retfærdig adfærd;
Tilgængelig: Den skal være kendt af alle brugere (f.eks. ansatte og lokalsamfundet) og give tilstrækkelig hjælp til dem, der kan støde på særlige adgangsbarrierer;
Forudsigelig: Den bør indeholde en klar og kendt tidsramme, klarhed over de tilgængelige typer af processer og resultater samt midler til overvågning af gennemførelsen;
Retfærdig: Den bør give rimelig adgang til de informationskilder, råd og den ekspertise, der er nødvendig for at deltage i processen på rimelige, informerede og respektfulde vilkår;
Gennemsigtig: Den bør holde parterne informeret om fremskridtene og give tilstrækkelige oplysninger om sine resultater til at skabe tillid til dens effektivitet og opfylde de offentlige interesser, der er på spil;
Rettighedskompatibel: Den bør sikre, at resultater og retsmidler er i overensstemmelse med internationalt anerkendte menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og korruptionsbekæmpelsesprincipper;
En kilde til løbende læring: Den bør trække på relevante foranstaltninger for at identificere erfaringer med henblik på at forbedre mekanismen og forebygge fremtidige negative virkninger, og
Baseret på engagement og dialog: Den bør høre de personer, som den er beregnet til at bruge den, om dens udformning og ydeevne og fokusere på dialog som et middel til at behandle og løse negative virkninger.

III. Principper og standarder i adfærdskodeksen

Leverandørernes politikerklæring, due diligence- og afhjælpningsprocesser bør dække internationalt vedtagne principper i relation til 1) menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, 2) miljøprincipper og 3) antikorruptionsprincipper.

De principper og standarder, som KØBER forventer, at alle leverandører håndterer negative påvirkninger efter, er beskrevet i de tre underafsnit nedenfor.

1. Menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder

Leverandørerne forventes at håndtere negative påvirkninger af internationalt anerkendte menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder som anført i den internationale menneskerettighedskonvention og Den Internationale Arbejdsorganisations erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen. Dette omfatter også håndtering af negative virkninger for forbrugerne, som det fremgår af OECD's retningslinjer for multinationale principper i kapitlet om forbrugerinteresser.

En liste over menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, findes i nedenstående tabel.

Menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, som leverandørerne skal forvalte:

01. Ret til selvbestemmelse (oprindelige folks rettigheder)

02. Ret til ikke-diskrimination

03. Ret til at arbejde (uddannelse, kontrakt og opsigelse)

04. Ret til retfærdige og gunstige arbejdsvilkår (herunder lige løn for lige arbejde, en løn, der giver mulighed for at leve af det (mindsteløn), sikre og sunde arbejdsforhold, lige muligheder for alle for at blive forfremmet samt hvile, fritid og betalt ferie)

05. Ret til at danne og tilslutte sig fagforeninger og ret til at strejke

06. Ret til social sikring, herunder socialforsikring

07. Retten til familieliv (herunder beskyttelse af mødre før og efter fødslen og beskyttelse af børn og unge mod udnyttelse (ingen børnearbejde))

08. Ret til en passende levestandard (herunder passende fødevarer og retfærdig fordeling heraf, passende beklædning, passende boliger samt vand og sanitet)

09. Retten til sundhed

10. Ret til uddannelse

11. Retten til at deltage i kulturlivet, til at drage fordel af videnskabelige fremskridt, til materielle gevinster ved opfindelser og ophavsmænds moralske rettigheder (herunder beskyttelse af ophavsrettigheder)

12. Ret til liv

13. Retten til ikke at blive udsat for tortur, grusom, umenneskelig og/eller nedværdigende behandling eller straf (herunder frit samtykke til medicinske eller videnskabelige eksperimenter)

14. Retten til ikke at blive udsat for slaveri, trældom eller tvangsarbejde

15. Ret til frihed og personlig sikkerhed

16. Frihedsberøvede personers ret til menneskelig behandling

17. Retten til ikke at blive idømt fængselsstraf på grund af manglende evne til at opfylde en kontrakt

18. Ret til fri bevægelighed

19. Udlændinges ret til en retfærdig rettergang i forbindelse med udvisning (asylansøgning)

20. Ret til en retfærdig rettergang

Menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, som leverandører skal forvalte (fortsat):

21. Retten til at være fri for tilbagevirkende straffelovgivning

22. Ret til at blive anerkendt som person for loven

23. Ret til privatlivets fred

24. Ret til tanke-, samvittigheds- og religionsfrihed

25. Ret til ytrings- og meningsfrihed (herunder informationsfrihed)

26. Ret til frihed fra krigspropaganda og frihed fra tilskyndelse til race-, religions- eller nationalhad

27. Ret til forsamlingsfrihed

28. Ret til foreningsfrihed

29. Retten til beskyttelse af familien og retten til at gifte sig

30. Retten til beskyttelse af barnet og retten til nationalitet

31. Ret til at deltage i offentlige anliggender

32. Retten til lighed for loven, lige beskyttelse af loven og retten til ikke-diskrimination

33. Mindretals rettigheder (kultur, religiøs praksis og sprog)

2. Miljøprincipper

Leverandører forventes at etablere passende processer til at håndtere alle væsentlige potentielle og faktiske påvirkninger af det eksterne miljø og støtte principperne i Rio-erklæringen om miljø og udvikling. Disse principper er yderligere beskrevet i FN's handlingsplan Agenda 21. Dette svarer til de miljøprincipper, der er beskrevet i OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder.

De miljøprincipper, der er anført i nedenstående tabel, bør som et minimum forvaltes.

Miljøprincipper, som leverandørerne skal forvalte:

01. Demonstrere løbende forbedringer af de overordnede miljøpræstationer i forbindelse med sine aktiviteter

02. De skal have grundlæggende ledelsesværktøjer på plads, konsolideret på øverste ledelsesniveau og have en udpeget person, der er ansvarlig for koordineringen af miljøledelsesaktiviteterne.

03. Lovmæssig overholdelse af alle regulerede miljøspørgsmål i forbindelse med affaldshåndtering, luftforurening, spildevand, jordforurening og biodiversitet.

04. Vedligeholdelse og regelmæssig opdatering af en liste over den relevante miljølovgivning, der skal overholdes.

05. Sikre overholdelse af listen over forbudte kemikalier (f.eks. for landbrugskemikalier fra Verdenssundhedsorganisationen, WHO).

06. Sikre overholdelse af internationale miljøkonventioner og protokoller, f.eks. Montreal-protokollen om ozonlagsnedbrydende stoffer eller protokollen om persistente organiske miljøgifte (POP).

07. Registrerer alle forureningshændelser og rapporterer dem til de relevante myndigheder som krævet i henhold til gældende tilladelser og lovgivning.

08. Tilvejebringe den nødvendige organisation, uddannelse af medarbejdere, bevidstgørelse, operationel kontrol og overvågning for at sikre og opretholde overholdelse af lovgivningen.

09. Støtte en forsigtighedstilgang til miljøudfordringer, som omfatter en systematisk risikovurdering (identifikation af farer, karakterisering af farer, vurdering af eksponering og risikokarakterisering), risikostyring og risikokommunikation.

10. Støtte aktiviteter, der involverer affaldsreduktion og ressourceoptimering fra leverandørernes aktiviteter.

11. Støtte aktiviteter, der fremmer grønne indkøb af mere miljøeffektive produkter.

12. Beskytte miljøet ved at anvende miljøvenlige teknologier, der er mindre forurenende, og anvende alle ressourcer på en effektiv måde.

13. Stræbe efter at integrere miljøhensyn i alle elementer af virksomhedens planlægning og beslutningstagning.

14. Tilgangen til miljøansvar bør fremme åbenhed og dialog med medarbejderne og offentligheden.

15. Minimere de negative virkninger fra aktiviteter, produkter og tjenester gennem en proaktiv tilgang og ansvarlig forvaltning af miljøaspekter (herunder, men ikke begrænset til):

> Brug af knappe naturressourcer, energi og vand

> Emissioner til luft og udledning til vand

> Støj-, lugt- og støvemission

> Potentiel og faktisk jordforurening

> Affaldshåndtering (farlige og ufarlige stoffer)

> Produktspørgsmål (design, emballage, transport, brug og genbrug/bortskaffelse)

16. Fastlægge og vedligeholde nødprocedurer.

17. Have en beredskabsplan på stedet med detaljerede retningslinjer/træning for reaktion på større hændelser for effektivt at forebygge og håndtere alle sundhedsmæssige nødsituationer og industriulykker, der kan påvirke det omkringliggende samfund eller have en negativ indvirkning på miljøet.

18. Beredskabsplan meddeles til lokale myndigheder, beredskabstjenester og potentielt berørte lokalsamfund, hvis det er nødvendigt.

19. Opbevar en fortegnelse over farlige stoffer, der anvendes i driften og opbevares, og vurder mulighederne for at erstatte dem med mere miljøvenlige stoffer.

20. Sikre adgang til relevante opdaterede sikkerhedsdatablade (MSDS) for kemiske stoffer.

21. Sikre, at der findes sikkerhedsprocedurer/kontrol for farlige stoffer.

22. Sikre minimering af den potentielle forurening af luft, ferskvand, jord og grundvand fra kemiske stoffer.

3. Principper for korruptionsbekæmpelse

LEVERANDØREN bør etablere passende processer til at modvirke korrupt praksis. Sådanne processer bør støtte og være i overensstemmelse med FN's konvention mod korruption.

Principper for bekæmpelse af korruption, som leverandører skal overholde:

01. Dokumentation, registrering og opbevaring af indkomst- og udgiftsdata i perioder, der er fastsat ved lov, og hvis de ikke er reguleret, i mindst tre år;

02. Ikke at tillade korruption af offentlige embedsmænd eller korruption fra privat til privat, herunder både "aktiv" og "passiv" korruption (undertiden også omtalt som "afpresning" eller "opfordring");

03. Ikke at tillade betaling af bestikkelse eller handel med indflydelse i forhold til forretningspartnere, embedsmænd eller ansatte, herunder ved brug af mellemmænd;

04. Ikke at tillade brug af lempelige betalinger, medmindre du er udsat for trusler eller anden tvang;

05. Ikke at ansætte offentligt ansatte til at udføre arbejde, der på nogen måde er i konflikt med den pågældende ansattes tidligere officielle forpligtelser;

06. Ikke at tillade politiske bidrag, velgørenhedsdonationer og sponsorater i forventning om uberettigede fordele;

07. Ikke at tilbyde eller acceptere overdrevne gaver, gæstfrihed, underholdning, kunderejser og udgifter (f.eks. over en kumulativ værdi på 200 USD pr. person/forhold i en tolvmåneders periode, hvis det er godkendt af en ledende medarbejder og udtrykkeligt registreret i virksomhedens regnskaber med angivelse af modtageren eller giveren);

08. Afstå fra nepotisme og vennetjenester;

09. Ikke at tillade eller deltage i hvidvaskning af penge.

IV. Gennemførelse af adfærdskodeksen
Registreringer og dokumentation

Leverandørerne skal føre passende fortegnelser for at dokumentere, at kravene i denne kodeks overholdes. Optegnelser skal være tilgængelige for KØBER efter anmodning. Relevante optegnelser omfatter, men er ikke begrænset til, følgende:

Politisk forpligtelse(r);
Dokumentation af due diligence-processer, herunder konsekvensvurderinger og optegnelser fra sporingsprocessen;
Oplysninger om klagemekanisme(r);
Optegnelser over alle væsentlige tilfælde af manglende overholdelse af denne kodeks, herunder et resumé af de korrigerende foranstaltninger, der er truffet.

Definition af roller og ansvarsområder

Leverandørerne skal tildele ansvaret i deres organisation for implementeringen af dette kodeks. Som et minimum skal følgende repræsentanter udpeges:

En eller flere ledelsesrepræsentanter med ansvar og beføjelser til at sikre overholdelse af kodekset
En kvalificeret compliance officer, der er ansvarlig for planlægning, implementering og overvågning af overholdelse af kodekset.

Anvendelsesområde

Kravene i dette kodeks gælder for alle KØBERENS leverandører og alle deres medarbejdere, uanset deres status eller forhold til leverandørerne. Dette kodeks gælder derfor også for arbejdstagere, der er ansat uformelt, på kortvarige kontrakter eller på deltid.

Leverandørerne er ansvarlige for at sikre, at deres forretningsforbindelser, herunder deres underleverandører, også har passende processer til at håndtere deres negative indvirkning på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper på plads. Dette omfatter underleverandører, der klassificeres som hjemmearbejdere eller små landbrugere. Som en del af denne forpligtelse skal en leverandør:

> kræve, at underleverandører skal informere leverandøren om andre forretningsenheder i forsyningskæden, der deltager i produktionen af hver ordre

> bruge sin indflydelse til at få underleverandører til at arbejde for at opfylde kravene i denne kodeks

> gøre en rimelig indsats for at kontrollere, at underleverandører arbejder i overensstemmelse med denne kodeks.

Løbende samarbejde

KØBER kan overvåge leverandørernes aktiviteter med det formål at få indsigt i, hvordan leverandørerne håndterer deres indvirkning på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper.

KØBENHAVN forventer, at alle leverandører til enhver tid skriftligt kan oplyse, hvor langt de er nået med gennemførelsen af kravene i dette kodeks. Leverandørerne forventes til enhver tid at samarbejde villigt om at besvare yderligere spørgsmål, foretage selvevalueringer og, hvis det skønnes nødvendigt, samarbejde med KØBEREN om at forbedre systemerne til håndtering af negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø- og antikorruptionsprincipper.

Leverandørerne skal imødekomme besøg fra KØBEREN. Dette omfatter fysisk adgang for enhver repræsentant fra KØBEREN eller udpeget af vores virksomhed. KØBER forbeholder sig ret til at lade en uafhængig tredjepart efter eget valg foretage inspektioner på stedet for at kontrollere, at kravene i denne kodeks overholdes.

Hvis der konstateres tilfælde af manglende overholdelse som følge af leverandørbesøg, får leverandørerne en bestemt frist til selv at afhjælpe manglerne. I tilfælde af manglende selvkorrektion af et problem er KØBER villig til at indgå i en konstruktiv dialog med leverandørerne med henblik på at udvikle og gennemføre handlingsplaner med passende tidsrammer for gennemførelsen og de forbedringer, der skal opnås. En aftale om at overholde handlingsplanerne gør det muligt at fortsætte forretningsforbindelsen, så længe KØBER finder, at leverandørerne gennemfører planen i god tro. I tilfælde af gentagne og alvorlige overtrædelser af kravene i dette kodeks forbeholder KØBER sig ret til at afbryde forretningsforbindelserne med sine leverandører og eventuelt annullere enhver igangværende produktion eller levering.

[1] I denne sammenhæng er due diligence en løbende ledelsesproces, der har til formål at undgå og håndtere negative påvirkninger af internationalt anerkendte bæredygtighedsprincipper. Due diligence bør udføres i lyset af en virksomheds omstændigheder (herunder sektor, driftskontekst, størrelse og lignende faktorer).