Кодекс за поведение на системата HBC

I. Въведение
Цел на Кодекса за поведение

Целта на настоящия Кодекс за поведение (Кодекса) е да гарантира, че нашите доставчици работят в съответствие с международно признати минимални стандарти за правата на човека, включително трудовите права, околната среда и борбата с корупцията. Поради това системата HBC (наричана по-долу КУПУВАЧ) очаква от доставчиците да създадат системи за избягване и справяне с неблагоприятните въздействия върху тези минимални стандарти.

КУПУВАЧЪТ се придържа към съдържанието на този кодекс и очаква същото от своите доставчици. Следователно спазването на изискванията на този кодекс е условие за всяко споразумение или договор между КУПУВАЧА и неговите доставчици.

Целта на този кодекс не е да прекрати бизнес отношенията между КУПУВАЧА и доставчиците, ако бъде установено несъответствие, а да помогне на доставчиците да подобряват непрекъснато управлението на неблагоприятните въздействия. Поради това КУПУВАЧЪТ е готов да работи с доставчиците за постигане на съответствие с разпоредбите на настоящия кодекс. КУПУВАЧЪТ обаче няма да осъществява стопанска дейност с доставчик, ако спазването на условията на настоящия кодекс се счита за невъзможно и доставчикът не проявява желание или способност да намали установените неблагоприятни въздействия.

КУПУВАЧЪТ е наясно, че действията и практиките на нашата компания в областта на обществените поръчки могат да повлияят на способността на доставчиците да спазват изискванията на този кодекс. Поради това КУПУВАЧЪТ редовно ще оценява всички неблагоприятни въздействия, които може да причини или за които може да допринесе чрез своите практики за закупуване, спазване на изискванията и други практики по веригата на доставки. Това включва гарантиране, че следните практики за закупуване не оказват отрицателно въздействие върху способността на доставчиците да изпълняват изискванията, посочени в настоящия Кодекс: Време за изпълнение, обем на поръчката спрямо производствен капацитет, процес на разработване на продукта, ценообразуване, колебания в размера на поръчката и последователност на поръчките. Освен това КУПУВАЧЪТ периодично прави преглед на адекватността и постоянната ефективност на настоящия кодекс.

Общи принципи

Настоящият кодекс не е и не трябва да се тълкува като средство за заобикаляне или подкопаване на националните закони или националните инспекции по труда. По същия начин настоящият кодекс не е и не следва да се тълкува като заместител на свободните профсъюзи, нито пък следва да се използва като заместител на колективното договаряне.

Този кодекс очертава необходимите процеси и минимални стандарти. КУПУВАЧЪТ няма да приеме никакви опити за използване на изискванията като средство за понижаване на съществуващите стандарти. При прилагането на настоящия Кодекс доставчиците трябва да предприемат всички необходими мерки, за да гарантират, че не оставят неволно работниците и другите бенефициенти в по-лошо положение, отколкото преди въвеждането на настоящия Кодекс.

Международни принципи и спазване на законодателството

Разпоредбите, изложени в настоящия кодекс, установяват минимални изисквания към доставчиците. Тези минимални изисквания се основават на десетте общи принципа, съдържащи се в Глобалния договор на ООН, както са въведени в действие с Ръководните принципи на ООН за бизнеса и правата на човека. Минималните изисквания са изготвени при отчитане на Международната харта за правата на човека, Декларацията на Международната организация на труда за основните принципи и права в областта на труда, Декларацията от Рио де Жанейро за околната среда и развитието и Конвенцията на ООН срещу корупцията. Освен това Кодексът се основава на Насоките на ОИСР за многонационалните предприятия, издание 2011 г.

В допълнение към изпълнението на минималните изисквания на настоящия Кодекс, като по този начин действат в съответствие със съответните международни споразумения, принципи, цели и стандарти, доставчиците трябва да спазват всички закони, наредби, административни практики и други приложими стандарти (напр. колективни трудови договори или други кодекси за поведение) в страните, в които работят.

Когато има разлики между условията на този кодекс и националните закони или други приложими стандарти, доставчиците трябва да се придържат към по-високите изисквания. Противоречията между разпоредбите на настоящия Кодекс и националните закони или други приложими стандарти се оценяват от КУПУВАЧА в сътрудничество с неговия доставчик и съответните заинтересовани страни, за да се определи най-подходящият начин на действие, който ще спомогне за насърчаване на спазването на международните принципи, посочени по-горе. Ако бъдат открити някакви конфликти, доставчиците трябва незабавно да информират КУПУВАЧА.

II. Изисквания към процеса

В този раздел са описани необходимите процеси, за да могат доставчиците да управляват неблагоприятните въздействия върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията.

КУПУВАЧЪТ очаква от всички доставчици да разработят и приложат следните мерки: 1) декларация за политиката, 2) надлежна проверка[1] и 3) отстраняване на нередностите.

1. Декларация за политиката:

КУПУВАЧЪТ очаква от доставчиците да приемат декларация за политика, с която да се ангажират с международните принципи, на които се основава настоящият кодекс. Декларацията за политиката трябва да:

да бъде одобрен от най-високото ниво на доставчика.
Вземете предвид съответната вътрешна или външна експертиза по отношение на правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията.
Уточнете очакванията за правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията по отношение на персонала, бизнес партньорите и други страни, пряко свързани с дейността, продуктите или услугите на доставчиците.
да бъдат публично достъпни и да се съобщават както вътрешно, така и външно.
да бъдат отразени в други оперативни политики и процедури, необходими за внедряване на декларацията за политиката в цялата дейност на доставчика.

2. Надлежна проверка:

КУПУВАЧЪТ очаква от доставчиците да въведат процес на непрекъсната надлежна проверка във връзка с неблагоприятното въздействие на ДОСТАВЧИКА върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията. Процесът на надлежна проверка следва да обхваща потенциални и действителни неблагоприятни въздействия, които доставчиците могат да причинят или да допринесат за тях чрез собствените си дейности, както и неблагоприятни въздействия, които могат да бъдат пряко свързани с операциите, продуктите или услугите на доставчиците чрез техните бизнес отношения.

Извършването на надлежна проверка следва да включва най-малко следните елементи за управление на потенциални и действителни неблагоприятни въздействия:

Идентификация: На първо място, трябва редовно да се извършва оценка на потенциалните и действителните неблагоприятни въздействия върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията.
Превенция и смекчаване: Ако бъдат установени потенциални или действителни неблагоприятни въздействия, доставчиците трябва ефективно да интегрират заключенията от оценката на въздействието в съответните вътрешни функции и процеси и да предприемат подходящи действия. Това включва гарантиране на предотвратяването на такива неблагоприятни въздействия или предприемане на подходящи действия за тяхното смекчаване.
Счетоводство: Процесът на справяне с неблагоприятните въздействия трябва да се проследява отблизо. От доставчиците се очаква да отчитат начина, по който се справят с потенциалните и действителните си неблагоприятни въздействия, като съобщават своите констатации и действия на съответните заинтересовани страни, включително на КУПУВАЧА.

3. Възстановяване:

КУПУВАЧЪТ признава възможността за реални неблагоприятни въздействия, дори когато са въведени най-добрите политики и процеси.

Ако доставчикът открие или бъде информиран, че причинява или допринася за реално неблагоприятно въздействие върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията, доставчикът трябва да осигури достъп до средства за защита на засегнатите лица или да информира съответните органи.

Ако доставчикът не е причинил или допринесъл за такова неблагоприятно въздействие, но е пряко свързан с него, тъй като то се проявява във веригата на стойността на доставчика или в други отношения, доставчикът се задължава да използва влиянието си, за да накара причиняващия или допринасящия субект да предотврати повторна поява, да смекчи ситуацията и да даде възможност за достъп до ефективни средства за защита на засегнатите лица или да гарантира, че са информирани съответните органи.

Доставчиците носят изрична отговорност за осигуряване на средства за правна защита на жертвите на действителни неблагоприятни въздействия върху правата на човека, които те причиняват или за които допринасят. Ето защо, ако бъдат установени такива действителни неблагоприятни въздействия върху правата на човека, КУПУВАЧЪТ очаква от доставчиците да осигурят или да съдействат за тяхното отстраняване чрез законни процеси.

За да могат неблагоприятните въздействия върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията, да бъдат разгледани на ранен етап и да бъдат пряко коригирани, доставчиците трябва да създадат или да участват в ефективни механизми за подаване на жалби на оперативно или секторно ниво, достъпни за други бизнес предприятия, физически лица и общности, които могат да бъдат засегнати или по друг начин да са установили неблагоприятни въздействия.

Механизмите за подаване на жалби трябва да имат следните характеристики:

Легитимно: Тя трябва да дава възможност за доверие и да носи отговорност за справедливо поведение;
Достъпно: Тя трябва да е известна на всички потребители, за които е предназначена (като служители и местната общност), и да осигурява адекватно съдействие за тези, които могат да срещнат особени пречки за достъп;
Предсказуемо: Тя трябва да предоставя ясна и известна времева рамка, яснота относно видовете налични процеси и резултати, както и средства за мониторинг на изпълнението;
Справедливо: Тя трябва да осигурява разумен достъп до източници на информация, съвети и експертни познания, необходими за участие в процеса при справедливи, информирани и уважителни условия;
Прозрачност: тя трябва да информира страните за напредъка и да предоставя достатъчно информация за работата си, за да изгради доверие в нейната ефективност и да отговори на обществения интерес;
Съвместимост с правата: Тя следва да гарантира, че резултатите и средствата за защита са в съответствие с международно признатите права на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията;
Източник на непрекъснато обучение: Той следва да се основава на съответните мерки, за да се идентифицират поуките за подобряване на механизма и предотвратяване на бъдещи неблагоприятни въздействия; и
Въз основа на ангажираност и диалог: Тя трябва да се консултира с лицата, за които е предназначена, относно нейното проектиране и изпълнение и да се съсредоточи върху диалога като средство за справяне и разрешаване на неблагоприятните въздействия.

III. Принципи и стандарти в Кодекса за поведение

Декларацията за политиката на доставчиците, надлежната проверка и процесите за отстраняване на нередности трябва да обхващат международно договорени принципи във връзка с 1) правата на човека, включително трудовите права, 2) екологичните принципи и 3) принципите за борба с корупцията.

Принципите и стандартите, които КУПУВАЧЪТ очаква от всички доставчици да управляват неблагоприятните въздействия, са описани в трите подраздела по-долу.

1. Права на човека, включително трудови права

От доставчиците се очаква да управляват неблагоприятните въздействия върху международно признатите права на човека, включително трудовите права, както е посочено в Международната харта за правата на човека и Декларацията на Международната организация на труда за основните принципи и права на работното място. Това включва и управление на неблагоприятните въздействия върху потребителите, както е посочено в главата за интересите на потребителите в Насоките на ОИСР за мултинационалните принципи.

Списък на правата на човека, включително трудовите права, можете да намерите в таблицата по-долу.

Права на човека, включително трудови права, които доставчиците трябва да управляват:

01. Право на самоопределение (права на коренното население)

02. Право на недискриминация

03. Право на труд (обучение, договор и прекратяване)

04. Право на справедливи и благоприятни условия на труд (в т.ч. равно заплащане за еднакъв труд, заплащане на жизнения минимум (минимална работна заплата), безопасни и здравословни условия на труд, равни възможности за повишение на всеки и почивка, свободно време и платен отпуск)

05. Право на създаване и присъединяване към синдикати и право на стачка

06. Право на социална сигурност, включително социално осигуряване

07. Право на семеен живот (включително защита на майките преди и след раждането и защита на децата и младежите от експлоатация (без детски труд))

08. Право на адекватен стандарт на живот (включително адекватна храна и нейното справедливо разпределение, адекватно облекло, подходящи жилища, вода и канализация)

09. Право на здраве

10. Право на образование

11. Право на участие в културния живот, на ползване на научния прогрес, на материални придобивки от изобретения и морални права на авторите (включително защита на авторските права)

12. Право на живот

13. Право да не бъдеш подлаган на изтезания, жестоко, нечовешко и/или унизително отношение или наказание (включително свободно съгласие за медицински или научни експерименти)

14. Право да не бъдеш подлаган на робство, крепостничество или принудителен труд

15. Право на свобода и лична сигурност

16. Право на задържаните лица на човешко отношение

17. Право да не бъдеш лишен от свобода поради невъзможност да изпълниш договор

18. Право на свободно движение

19. Право на чужденците на справедлив процес, когато са изправени пред експулсиране (търсене на убежище)

20. Право на справедлив съдебен процес

Права на човека, включително трудови права, които доставчиците трябва да управляват (продължение):

21. Право на свобода от ретроактивно наказателно право

22. Право на признаване като личност пред закона

23. Право на личен живот

24. Право на свобода на мисълта, съвестта и религията

25. Право на свобода на мнението и изразяването му (включително свобода на информацията)

26. Право на свобода от военна пропаганда и свобода от подбуждане към расова, религиозна или национална омраза

27. Право на свобода на мирни събрания

28. Право на свобода на сдружаване

29. Право на закрила на семейството и право на брак

30. Право на закрила на детето и право на гражданство

31. Право на участие в обществените дела

32. Право на равенство пред закона, равна защита от закона и право на недискриминация

33. Права на малцинствата (култура, религиозни практики и език)

2. Екологични принципи

От доставчиците се очаква да създадат адекватни процеси за управление на всички значителни потенциални и реални въздействия върху външната среда и да подкрепят принципите на Декларацията от Рио де Жанейро за околната среда и развитието. Тези принципи са допълнително описани в плана за действие на ООН "Дневен ред 21". Това съответства на принципите за опазване на околната среда, описани в Насоките на ОИСР за многонационални предприятия.

Принципите за опазване на околната среда, изброени в таблицата по-долу, трябва да бъдат управлявани като минимум.

Екологични принципи, които доставчиците трябва да управляват:

01. Демонстриране на непрекъснати подобрения на цялостното екологично представяне, свързано с дейността на предприятието

02. Да разполагат с основни инструменти за управление, консолидирани на ниво висше ръководство, и да имат назначено лице, отговорно за координацията на дейностите по управление на околната среда.

03. Законово съответствие с всички регламентирани екологични въпроси, свързани с управлението на отпадъците, замърсяването на въздуха, отпадъчните води, замърсяването на почвата и биоразнообразието.

04. Поддържане и редовно актуализиране на списък със съответното законодателство в областта на околната среда, което трябва да се спазва.

05. Осигуряване на съответствие със списъка на забранените химикали (напр. за агрохимикали от Световната здравна организация, СЗО).

06. Осигуряване на съответствие с международните конвенции и протоколи за околната среда, например Монреалския протокол за веществата, нарушаващи озоновия слой, или Протокола за устойчивите органични замърсители (УОЗ).

07. Води регистър на всички инциденти, свързани със замърсяване, и докладва за тях на съответните органи съгласно изискванията на приложимите разрешителни и законодателство.

08. Осигуряване на необходимата организация, обучение на служителите, повишаване на осведомеността, оперативен контрол и мониторинг за осигуряване и поддържане на законовото съответствие.

09. Подкрепа на предпазния подход към предизвикателствата, свързани с околната среда, който включва систематична оценка на риска (идентифициране на опасността, характеризиране на опасността, оценка на експозицията и характеризиране на риска), управление на риска и комуникация на риска.

10. Подкрепа за дейности, свързани с намаляване на отпадъците и оптимизиране на ресурсите в дейността на доставчиците.

11. Подкрепа за дейности, които насърчават зелените поръчки на по-екологично ефективни продукти.

12. Опазване на околната среда чрез използване на екологосъобразни технологии, които са по-малко замърсяващи, и ефективно използване на всички ресурси.

13. Стремеж към интегриране на вниманието към околната среда във всички елементи на бизнес планирането и вземането на решения.

14. Подходът към отговорността за околната среда трябва да насърчава откритостта и диалога със служителите и обществеността.

15. Минимизиране на неблагоприятните въздействия от дейности, продукти и услуги чрез проактивен подход и отговорно управление на екологичните аспекти (включително, но не само):

> Използване на оскъдните природни ресурси, енергия и вода

> Емисии във въздуха и изпускания във водата

> Емисии на шум, миризми и прах

> Потенциално и действително замърсяване на почвата

> Управление на отпадъци (опасни и неопасни вещества)

> Въпроси, свързани с продуктите (дизайн, опаковка, транспорт, употреба и рециклиране/изхвърляне)

16. Създаване и поддържане на процедури за спешни случаи.

17. Наличие на авариен план на обекта с подробни указания/обучение за реакция при големи инциденти, за да се предотвратяват и отстраняват ефективно всички извънредни ситуации, свързани със здравето, и промишлени аварии, които могат да засегнат заобикалящата общност или да имат неблагоприятно въздействие върху околната среда.

18. Планът за действие при извънредни ситуации се съобщава на местните власти, службите за спешна помощ и потенциално засегнатите местни общности, ако е необходимо.

19. Поддържане на инвентарна книга на опасните вещества, използвани в дейността и съхранявани, и оценка на възможностите за замяна с по-екологични вещества.

20. Осигуряване на достъп до съответните актуални информационни листове за безопасност на материалите (MSDS) за химичните вещества.

21. Осигуряване на процедури за безопасност/контрол за опасни вещества.

22. Гарантиране на свеждането до минимум на потенциалното замърсяване на въздуха, сладката вода, почвата и подпочвените води с химически вещества.

3. Принципи за борба с корупцията

ДОСТАВЧИКЪТ трябва да създаде подходящи процеси за противодействие на корупционни практики. Тези процеси следва да подкрепят и да са в съответствие с Конвенцията на ООН срещу корупцията.

Принципи за борба с корупцията, които доставчиците трябва да спазват:

01. Документиране, записване и съхраняване на данни за приходите и разходите за периоди, определени от закона, а ако не са регламентирани - за минимум три години;

02. Недопускане на корупция на държавни служители или на корупция между частни лица, включително "активна" и "пасивна" корупция (понякога наричана "изнудване" или "склоняване");

03. Недопускане на плащане на подкупи или търговия с влияние по отношение на бизнес партньори, държавни служители или работници; включително чрез използване на посредници;

04. Да не се разрешава използването на плащания за улесняване, освен ако не сте подложени на заплахи или друга принуда;

05. Не наемане на държавни служители за работа, която по какъвто и да е начин противоречи на предишните служебни задължения на служителя;

06. Недопускане на политически вноски, благотворителни дарения и спонсорство в очакване на неправомерни предимства;

07. Не предлагайте и не приемайте прекомерни подаръци, гостоприемство, развлечения, пътувания и разходи на клиенти (напр. над кумулативната стойност на равностойността на 200 щатски долара на лице/връзка за всеки дванадесетмесечен период, ако това е одобрено от висшестоящ служител и изрично записано в счетоводните книги на предприятието, като се посочва получателят или дарителят);

08. Въздържане от непотизъм и шуробаджанащина;

09. Недопускане или участие в изпиране на пари.

IV. Прилагане на Кодекса за поведение
Записи и документация

Доставчиците поддържат подходяща документация, за да докажат спазването на изискванията на настоящия кодекс. Записите трябва да бъдат на разположение на КУПУВАЧА при поискване. Подходящите записи включват, но не се ограничават до:

Политически ангажимент(и);
Документиране на процесите на надлежна проверка, включително оценки на въздействието и записи от процеса на проследяване;
Информация за механизма(ите) за подаване на жалби;
Регистриране на всички значими случаи на несъответствие, установени във връзка с настоящия кодекс, включително обобщение на предприетите коригиращи действия.

Определяне на ролите и отговорностите

Доставчиците трябва да определят отговорността в рамките на своята организация за прилагането на този кодекс. Трябва да бъдат определени най-малко следните представители:

Един или повече представители на ръководството, които имат отговорността и правомощията да гарантират спазването на Кодекса
Квалифициран служител по съответствието, който отговаря за планирането, прилагането и наблюдението на спазването на Кодекса.

Обхват на приложението

Изискванията на този кодекс се отнасят за всички доставчици на КУПУВАЧА и за всички техни работници, независимо от техния статут или отношения с доставчиците. Следователно настоящият Кодекс се прилага и за работници, които са наети неофициално, на краткосрочни договори или на непълно работно време.

Доставчиците са отговорни да гарантират, че техните бизнес отношения, включително техните поддоставчици, също имат адекватни процеси за управление на неблагоприятното им въздействие върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията. Това включва поддоставчици, класифицирани като надомни работници или дребни земеделски производители. Като част от това задължение доставчикът трябва:

> Изискване към поддоставчиците да информират доставчика за други стопански субекти във веригата на доставки, които участват в производството на всяка поръчка

> използва своето влияние, за да накара подизпълнителите да работят за изпълнение на изискванията на настоящия кодекс

> да полагат разумни усилия, за да проверяват дали поддоставчиците работят в съответствие с настоящия кодекс.

Непрекъснато сътрудничество

КУПУВАЧЪТ може да наблюдава дейността на доставчиците с цел да придобие представа за това как доставчиците управляват своето въздействие върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и принципите за борба с корупцията.

КУПУВАЧЪТ очаква от всички доставчици по всяко време да могат да декларират писмено етапа на изпълнение на изискванията, съдържащи се в настоящия кодекс. От доставчиците се очаква във всеки един момент да съдействат с готовност при отговорите на допълнителни въпроси, самооценките и, ако се счете за необходимо, да сътрудничат на КУПУВАЧА при усъвършенстването на системите за управление на неблагоприятните въздействия върху правата на човека, включително трудовите права, околната среда и антикорупционните принципи.

Доставчиците трябва да приемат посещения от страна на КУПУВАЧА. Това включва осигуряване на физически достъп на всеки представител на КУПУВАЧА или на представител, назначен от нашата компания. КУПУВАЧЪТ си запазва правото да позволи на независима трета страна по наш избор да извършва проверки на място, за да провери спазването на изискванията на настоящия кодекс.

Когато в резултат на посещенията на доставчиците се установят случаи на несъответствие, на доставчиците се дава определен срок за самокоригиране на недостатъка. В случай на невъзможност за самокоригиране на проблема КУПУВАЧЪТ е готов да влезе в конструктивен диалог с доставчиците за разработване и прилагане на планове за действие, с подходящи срокове за изпълнение и постигане на подобрения. Съгласието за спазване на плановете за действие позволява продължаване на бизнес отношенията, стига КУПУВАЧЪТ да установи, че доставчиците изпълняват плана добросъвестно. В случай на повтарящи се и сериозни нарушения на изискванията на настоящия кодекс КУПУВАЧЪТ си запазва правото да прекрати бизнес отношенията със своите доставчици и евентуално да отмени всяко производство или доставка в процес на изпълнение.

[1] В този контекст надлежната проверка е непрекъснат процес на управление, предназначен да избягва и преодолява неблагоприятни въздействия върху международно признатите принципи на устойчивост. Надлежната проверка следва да се извършва с оглед на обстоятелствата в дадено дружество (включително сектор, оперативен контекст, размер и други подобни фактори).