Kodeks postępowania systemu HBC

I. Wprowadzenie
Cel kodeksu postępowania

Celem niniejszego Kodeksu postępowania (Kodeksu) jest zapewnienie, że nasi dostawcy działają zgodnie z uznanymi międzynarodowymi minimalnymi standardami w zakresie praw człowieka, w tym praw pracowniczych, ochrony środowiska i przeciwdziałania korupcji. W związku z tym system HBC (zwany dalej KUPUJĄCYM) oczekuje od dostawców ustanowienia systemów mających na celu unikanie i przeciwdziałanie negatywnemu wpływowi na te minimalne standardy.

KUPUJĄCY przestrzega treści niniejszego Kodeksu i oczekuje tego samego od swoich dostawców. Zgodność z wymogami niniejszego Kodeksu jest zatem warunkiem wszelkich porozumień lub umów pomiędzy KUPUJĄCYM a jego dostawcami.

Celem niniejszego Kodeksu nie jest zaprzestanie relacji biznesowych między KUPUJĄCYM a dostawcami w przypadku stwierdzenia niezgodności, ale pomoc dostawcom w ciągłym doskonaleniu zarządzania negatywnym wpływem. KUPUJĄCY jest zatem skłonny współpracować z dostawcami w celu osiągnięcia zgodności z postanowieniami niniejszego Kodeksu. KUPUJĄCY nie będzie jednak prowadzić interesów z dostawcą, jeśli zgodność z warunkami niniejszego Kodeksu zostanie uznana za niemożliwą, a dostawca nie wykaże chęci ani zdolności do złagodzenia zidentyfikowanego negatywnego wpływu.

KUPUJĄCY jest świadomy, że działania i praktyki naszej firmy w zakresie zamówień mogą wpływać na zdolność dostawców do przestrzegania wymogów niniejszego Kodeksu. W związku z tym KUPUJĄCY będzie rutynowo oceniać wszelkie negatywne skutki, które może powodować lub do których może się przyczyniać poprzez swoje praktyki w zakresie zakupów, zgodności z przepisami i inne praktyki łańcucha dostaw. Obejmuje to zapewnienie, że następujące praktyki zakupowe nie wpływają negatywnie na zdolność dostawców do spełnienia wymogów określonych w niniejszym Kodeksie: czas realizacji zamówienia, wielkość zamówienia w stosunku do zdolności produkcyjnej, proces rozwoju produktu, ceny, wahania wielkości zamówienia i spójność zamówień. Ponadto KUPUJĄCY powinien okresowo dokonywać przeglądu adekwatności i ciągłej skuteczności niniejszego Kodeksu.

Zasady ogólne

Niniejszy Kodeks nie jest i nie powinien być interpretowany jako sposób na obejście lub podważenie przepisów prawa krajowego lub krajowych inspektoratów pracy. Podobnie, niniejszy Kodeks nie jest i nie powinien być interpretowany jako substytut wolnych związków zawodowych, ani nie powinien być wykorzystywany jako substytut rokowań zbiorowych.

Niniejszy Kodeks określa niezbędne procesy i minimalne standardy. KUPUJĄCY nie zaakceptuje żadnych prób wykorzystania wymogów jako sposobu na obniżenie istniejących standardów. Wdrażając niniejszy Kodeks, dostawcy podejmą wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia, że w sposób niezamierzony nie pozostawią pracowników i innych beneficjentów w gorszej sytuacji niż przed wprowadzeniem niniejszego Kodeksu.

Międzynarodowe zasady i zgodność z prawem

Postanowienia zawarte w niniejszym Kodeksie określają minimalne wymagania wobec dostawców. Te minimalne wymagania opierają się na dziesięciu ogólnych zasadach zawartych w inicjatywie ONZ Global Compact, które zostały wdrożone wraz z Wytycznymi ONZ dotyczącymi biznesu i praw człowieka. Minimalne wymagania zostały określone z uwzględnieniem Międzynarodowej Karty Praw Człowieka, Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej Podstawowych Zasad i Praw w Pracy, Deklaracji z Rio w sprawie Środowiska i Rozwoju oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych przeciwko Korupcji. Ponadto Kodeks opiera się na Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, wydanie 2011.

Oprócz spełniania minimalnych wymogów niniejszego Kodeksu, a tym samym działania z uwzględnieniem odpowiednich umów międzynarodowych, zasad, celów i norm, dostawcy powinni przestrzegać wszystkich przepisów prawa, regulacji, praktyk administracyjnych i innych obowiązujących norm (np. układów zbiorowych pracy lub innych kodeksów postępowania) w krajach, w których prowadzą działalność.

W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszego Kodeksu a przepisami prawa krajowego lub innymi obowiązującymi normami, dostawcy powinni przestrzegać wyższych wymogów. Konflikty pomiędzy postanowieniami niniejszego Kodeksu a przepisami prawa krajowego lub innymi obowiązującymi normami będą oceniane przez KUPUJĄCEGO we współpracy z jego dostawcą i odpowiednimi zainteresowanymi stronami w celu ustalenia najbardziej odpowiedniego sposobu działania, który przyczyni się do zwiększenia poszanowania międzynarodowych zasad opisanych powyżej. W przypadku wykrycia jakichkolwiek konfliktów dostawcy muszą niezwłocznie poinformować o tym KUPUJĄCEGO.

II. Wymagania procesowe

W tej sekcji przedstawiono procesy wymagane od dostawców w celu zarządzania negatywnym wpływem na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne.

KUPUJĄCY oczekuje od wszystkich dostawców opracowania i wdrożenia następujących elementów: 1) deklaracji polityki, 2) należytej staranności[1] i 3) środków zaradczych.

1. Deklaracja polityki:

KUPUJĄCY oczekuje, że dostawcy przyjmą deklarację polityki zobowiązującą do przestrzegania międzynarodowych zasad, na których opiera się niniejszy Kodeks. Oświadczenie dotyczące polityki powinno:

Zatwierdzenie przez najwyższego rangą dostawcę.
Uwzględnienie odpowiedniej wewnętrznej lub zewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie praw człowieka, w tym praw pracowniczych, ochrony środowiska i zasad antykorupcyjnych.
Określenie oczekiwań w zakresie praw człowieka, w tym praw pracowniczych, zasad ochrony środowiska i przeciwdziałania korupcji wobec personelu, partnerów biznesowych i innych stron bezpośrednio związanych z działalnością, produktami lub usługami dostawców.
Być publicznie dostępne i komunikowane zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
Znajdować odzwierciedlenie w innych politykach operacyjnych i procedurach niezbędnych do uwzględnienia oświadczenia o polityce w całej działalności dostawcy.

2. Należyta staranność:

KUPUJĄCY oczekuje, że dostawcy ustanowią proces ciągłej należytej staranności w odniesieniu do negatywnego wpływu DOSTAWCY na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne. Proces należytej staranności powinien obejmować potencjalne i faktyczne negatywne skutki, które dostawcy mogą powodować lub do których mogą się przyczyniać poprzez swoje własne działania, a także negatywne skutki, które mogą być bezpośrednio powiązane z działaniami, produktami lub usługami dostawców poprzez ich relacje biznesowe.

Przeprowadzenie badania due diligence powinno obejmować co najmniej następujące elementy zarządzania potencjalnym i faktycznym negatywnym wpływem:

Identyfikacja: Po pierwsze, należy regularnie przeprowadzać ocenę potencjalnego i faktycznego negatywnego wpływu na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, ochronę środowiska i zasady antykorupcyjne.
Zapobieganie i łagodzenie skutków: W przypadku zidentyfikowania potencjalnego lub faktycznego negatywnego wpływu, dostawcy muszą skutecznie zintegrować wyniki oceny wpływu z odpowiednimi wewnętrznymi funkcjami i procesami oraz podjąć odpowiednie działania. Obejmuje to zapewnienie zapobiegania takim niekorzystnym wpływom lub podjęcie odpowiednich działań w celu ich złagodzenia.
Księgowość: Proces przeciwdziałania niekorzystnym wpływom musi być ściśle monitorowany. Oczekuje się, że dostawcy będą rozliczać się ze sposobu, w jaki radzą sobie z potencjalnym i faktycznym negatywnym wpływem, informując o swoich ustaleniach i działaniach odpowiednie zainteresowane strony, w tym KUPUJĄCEGO.

3. Środki zaradcze:

KUPUJĄCY uznaje możliwość wystąpienia rzeczywistego negatywnego wpływu, nawet w przypadku stosowania najlepszych polityk i procesów.

Jeśli dostawca odkryje lub zostanie poinformowany, że powoduje lub przyczynia się do rzeczywistego negatywnego wpływu na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne, dostawca umożliwi dostęp do środków zaradczych osobom, których to dotyczy, lub poinformuje odpowiednie organy.

Jeśli dostawca nie spowodował ani nie przyczynił się do takiego negatywnego wpływu, ale jest z nim bezpośrednio powiązany, ponieważ występuje on w łańcuchu wartości dostawcy lub w innych relacjach, dostawca zobowiązuje się do wykorzystania swojej siły nacisku, aby podmiot powodujący lub przyczyniający się zapobiegł ponownemu wystąpieniu, złagodził sytuację i umożliwił dostęp do skutecznych środków zaradczych osobom poszkodowanym lub zapewnił poinformowanie odpowiednich organów.

Dostawcy ponoszą wyraźną odpowiedzialność za zapewnienie zadośćuczynienia ofiarom faktycznego negatywnego wpływu na prawa człowieka, który powodują lub do którego się przyczyniają. W związku z tym, w przypadku zidentyfikowania takiego faktycznego negatywnego wpływu na prawa człowieka, KUPUJĄCY oczekuje, że dostawcy zapewnią lub będą współpracować w celu jego naprawienia w ramach zgodnych z prawem procesów.

Aby umożliwić wczesne reagowanie na niekorzystny wpływ na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, ochronę środowiska i zasady antykorupcyjne oraz bezpośrednie usuwanie skutków, dostawcy muszą ustanowić lub uczestniczyć w skutecznych mechanizmach rozpatrywania skarg na poziomie operacyjnym lub sektorowym, dostępnych dla innych przedsiębiorstw, osób fizycznych i społeczności, które mogą być narażone na niekorzystny wpływ lub w inny sposób zidentyfikowały niekorzystny wpływ.

Mechanizmy rozpatrywania skarg powinny mieć następujące cechy:

Legalny: Powinien umożliwiać zaufanie i być odpowiedzialny za uczciwe postępowanie;
Dostępność: Powinien być znany wszystkim zamierzonym użytkownikom (takim jak pracownicy i lokalna społeczność) i zapewniać odpowiednią pomoc tym, którzy mogą napotkać szczególne bariery w dostępie;
Przewidywalny: Powinien zapewniać jasne i znane ramy czasowe, jasność co do rodzajów dostępnych procesów i wyników, a także środków monitorowania wdrażania;
Sprawiedliwy: Powinien zapewniać rozsądny dostęp do źródeł informacji, doradztwa i wiedzy specjalistycznej niezbędnych do zaangażowania się w proces na uczciwych, świadomych i pełnych szacunku warunkach;
Przejrzystość: Powinien informować strony o postępach i dostarczać wystarczających informacji o swoich wynikach, aby budować zaufanie do swojej skuteczności i zaspokajać interes publiczny;
Zgodność z prawami: Powinien zapewniać, że wyniki i środki zaradcze są zgodne z międzynarodowo uznanymi prawami człowieka, w tym prawami pracowniczymi, zasadami ochrony środowiska i przeciwdziałania korupcji;
Źródło ciągłego uczenia się: Powinno opierać się na odpowiednich środkach w celu zidentyfikowania wniosków służących poprawie mechanizmu i zapobieganiu przyszłym negatywnym skutkom; oraz
Oparte na zaangażowaniu i dialogu: Powinien konsultować się z osobami, dla których jest przeznaczony, w sprawie jego projektu i działania, a także koncentrować się na dialogu jako sposobie reagowania i rozwiązywania negatywnych skutków.

III. Zasady i standardy zawarte w Kodeksie postępowania

Oświadczenie dotyczące polityki dostawców, należyta staranność i procesy naprawcze powinny obejmować zasady uzgodnione na szczeblu międzynarodowym w odniesieniu do 1) praw człowieka, w tym praw pracowniczych, 2) zasad ochrony środowiska i 3) zasad antykorupcyjnych.

Zasady i standardy, których KUPUJĄCY oczekuje od wszystkich dostawców w zakresie zarządzania negatywnym wpływem, zostały opisane w trzech poniższych podsekcjach.

1. Prawa człowieka, w tym prawa pracownicze

Oczekuje się, że dostawcy będą zarządzać negatywnym wpływem na międzynarodowo uznane prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, zgodnie z Międzynarodową Kartą Praw Człowieka i Deklaracją Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącą Podstawowych Zasad i Praw w Pracy. Obejmuje to również zarządzanie negatywnym wpływem na konsumentów, zgodnie z rozdziałem Wytycznych OECD w sprawie zasad wielonarodowych dotyczącym interesów konsumentów.

Listę praw człowieka, w tym praw pracowniczych, można znaleźć w poniższej tabeli.

Prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, którymi muszą zarządzać dostawcy:

01. Prawo do samostanowienia (prawa ludności rdzennej)

02. Prawo do niedyskryminacji

03. Prawo do pracy (szkolenie, umowa i rozwiązanie)

04. Prawo do sprawiedliwych i korzystnych warunków pracy (w tym równe wynagrodzenie za taką samą pracę, płaca wystarczająca na utrzymanie (płaca minimalna), bezpieczne i zdrowe warunki pracy, równe szanse awansu dla wszystkich oraz odpoczynek, czas wolny i płatne urlopy).

05. Prawo do tworzenia związków zawodowych i wstępowania do nich oraz prawo do strajku

06. Prawo do zabezpieczenia społecznego, w tym ubezpieczenia społecznego

07. Prawo do życia rodzinnego (w tym ochrona matek przed i po porodzie oraz ochrona dzieci i młodzieży przed wyzyskiem (zakaz pracy dzieci))

08. Prawo do odpowiedniego standardu życia (w tym odpowiedniej żywności i jej sprawiedliwej dystrybucji, odpowiedniej odzieży, odpowiednich warunków mieszkaniowych oraz wody i warunków sanitarnych)

09. Prawo do zdrowia

10. Prawo do edukacji

11. Prawo do uczestnictwa w życiu kulturalnym, do korzystania z postępu naukowego, do korzyści materialnych z wynalazków i autorskich praw osobistych (w tym ochrona praw autorskich)

12. Prawo do życia

13. Prawo do niepodlegania torturom, okrutnemu, nieludzkiemu i/lub poniżającemu traktowaniu lub karaniu (w tym swobodna zgoda na eksperymenty medyczne lub naukowe)

14. Prawo do niepodlegania niewolnictwu, poddaństwu lub pracy przymusowej

15. Prawo do wolności i bezpieczeństwa osobistego

16. Prawo osób zatrzymanych do ludzkiego traktowania

17. Prawo do niepodlegania karze pozbawienia wolności z powodu niezdolności do wykonania umowy

18. Prawo do swobodnego przemieszczania się

19. Prawo cudzoziemców do rzetelnego procesu sądowego w przypadku wydalenia (ubiegania się o azyl)

20. Prawo do rzetelnego procesu sądowego

Prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, którymi muszą zarządzać dostawcy (ciąg dalszy):

21. Prawo do wolności od prawa karnego działającego wstecz

22. Prawo do uznania za osobę wobec prawa

23. Prawo do prywatności

24. Prawo do wolności myśli, sumienia i wyznania

25. Prawo do wolności opinii i wypowiedzi (w tym wolności informacji)

26. Prawo do wolności od propagandy wojennej i wolności od podżegania do nienawiści rasowej, religijnej lub narodowej

27. Prawo do wolności pokojowych zgromadzeń

28. Prawo do wolności zrzeszania się

29. Prawo do ochrony rodziny i prawo do zawarcia małżeństwa

30. Prawo do ochrony dziecka i prawo do obywatelstwa

31. Prawo do udziału w sprawach publicznych

32. Prawo do równości wobec prawa, równej ochrony prawnej i niedyskryminacji

33. Prawa mniejszości (kultura, praktyki religijne i język)

2. Zasady ochrony środowiska

Od dostawców oczekuje się ustanowienia odpowiednich procesów zarządzania wszystkimi znaczącymi potencjalnymi i rzeczywistymi wpływami na środowisko zewnętrzne oraz wspierania zasad zawartych w Deklaracji z Rio de Janeiro w sprawie środowiska i rozwoju. Zasady te zostały szerzej opisane w planie działania ONZ Agenda 21. Odpowiada to zasadom ochrony środowiska opisanym w Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych.

Należy co najmniej zarządzać zasadami środowiskowymi wymienionymi w poniższej tabeli.

Zasady środowiskowe, którymi muszą zarządzać dostawcy:

01. Wykazanie ciągłej poprawy ogólnej efektywności środowiskowej związanej z prowadzoną działalnością.

02. Posiadanie podstawowych narzędzi zarządzania, skonsolidowanych na najwyższym szczeblu kierowniczym oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację działań związanych z zarządzaniem środowiskowym.

03. Zgodność prawna ze wszystkimi regulowanymi kwestiami środowiskowymi związanymi z gospodarką odpadami, zanieczyszczeniem powietrza, ściekami, zanieczyszczeniem gleby i różnorodnością biologiczną.

04. Prowadzenie i regularne aktualizowanie listy odpowiednich przepisów dotyczących ochrony środowiska, których należy przestrzegać.

05. Zapewnienie zgodności z listą zabronionych chemikaliów (np. w przypadku produktów rolnych Światowej Organizacji Zdrowia, WHO).

06. Zapewnienie zgodności z międzynarodowymi konwencjami i protokołami dotyczącymi ochrony środowiska, np. protokołem montrealskim w sprawie substancji zubożających warstwę ozonową lub protokołem w sprawie trwałych zanieczyszczeń organicznych (POP).

07. Prowadzenie rejestru wszystkich incydentów związanych z zanieczyszczeniem i zgłaszanie ich odpowiednim organom zgodnie z obowiązującymi zezwoleniami i przepisami.

08. Zapewnienie niezbędnej organizacji, szkolenia pracowników, podnoszenia świadomości, kontroli operacyjnej i monitorowania w celu zapewnienia i utrzymania zgodności z prawem.

09. Wspieranie ostrożnego podejścia do wyzwań środowiskowych, które obejmuje systematyczną ocenę ryzyka (identyfikacja zagrożeń, charakterystyka zagrożeń, ocena narażenia i charakterystyka ryzyka), zarządzanie ryzykiem i informowanie o ryzyku.

10. Wspieranie działań, które obejmują redukcję odpadów i optymalizację zasobów w działalności dostawców.

11. Wspieranie działań promujących ekologiczne zamówienia na bardziej wydajne ekologicznie produkty.

12. Ochrona środowiska poprzez stosowanie przyjaznych dla środowiska technologii, które w mniejszym stopniu zanieczyszczają środowisko i wykorzystują wszystkie zasoby w efektywny sposób.

13. Dążenie do uwzględnienia kwestii środowiskowych we wszystkich elementach planowania biznesowego i podejmowania decyzji.

14. Podejście do odpowiedzialności środowiskowej powinno sprzyjać otwartości i dialogowi z pracownikami i społeczeństwem.

15. Minimalizowanie negatywnego wpływu działań, produktów i usług poprzez proaktywne podejście i odpowiedzialne zarządzanie aspektami środowiskowymi (w tym między innymi):

> Wykorzystanie ograniczonych zasobów naturalnych, energii i wody

> Emisje do powietrza i uwalnianie do wody

> Emisja hałasu, zapachu i pyłu

> Potencjalne i rzeczywiste zanieczyszczenie gleby

> Zarządzanie odpadami (substancje niebezpieczne i inne niż niebezpieczne)

> Kwestie związane z produktami (projektowanie, pakowanie, transport, użytkowanie i recykling/usuwanie)

16. Ustanowienie i utrzymywanie procedur awaryjnych.

17. Posiadanie planu awaryjnego na terenie zakładu wraz ze szczegółowymi wytycznymi/szkoleniami dotyczącymi reagowania na poważne incydenty, w celu skutecznego zapobiegania i reagowania na wszelkie sytuacje zagrożenia zdrowia i awarie przemysłowe, które mogą mieć wpływ na otaczającą społeczność lub mieć niekorzystny wpływ na środowisko.

18. Plan reagowania kryzysowego przekazany władzom lokalnym, służbom ratunkowym i potencjalnie dotkniętym społecznościom lokalnym, zgodnie z wymaganiami.

19. Prowadzenie wykazu substancji niebezpiecznych wykorzystywanych w działalności i przechowywanych oraz ocena możliwości zastąpienia ich substancjami bardziej przyjaznymi dla środowiska.

20. Zapewnienie dostępu do aktualnych kart charakterystyki substancji niebezpiecznych (MSDS) dla substancji chemicznych.

21. Zapewnienie procedur/kontroli bezpieczeństwa w odniesieniu do substancji niebezpiecznych.

22. Zapewnienie minimalizacji potencjalnego skażenia powietrza, słodkiej wody, gleby i wód gruntowych substancjami chemicznymi.

3. Zasady przeciwdziałania korupcji

DOSTAWCA powinien ustanowić odpowiednie procesy przeciwdziałania praktykom korupcyjnym. Takie procesy powinny wspierać Konwencję Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji i być z nią zgodne.

Zasady antykorupcyjne, którymi muszą zarządzać dostawcy:

01. Dokumentowanie, rejestrowanie i przechowywanie danych o przychodach i wydatkach przez okresy określone przepisami prawa, a jeśli nie są one uregulowane - przez co najmniej trzy lata;

02. Niedozwolona korupcja urzędników publicznych lub korupcja prywatno-prywatna, w tym zarówno korupcja "aktywna", jak i "pasywna" (czasami określana również jako "wymuszenie" lub "nagabywanie");

03. Nie zezwalanie na wręczanie łapówek lub handel wpływami w odniesieniu do partnerów biznesowych, urzędników państwowych lub pracowników, w tym poprzez korzystanie z pośredników;

04. Nie zezwalanie na stosowanie płatności ułatwiających, chyba że jesteś przedmiotem gróźb lub innego przymusu;

05. Niezatrudnianie pracowników rządowych do wykonywania pracy, która w jakikolwiek sposób koliduje z wcześniejszymi obowiązkami służbowymi tego pracownika;

06. Nie zezwalanie na wpłaty na cele polityczne, darowizny na cele charytatywne i sponsoring w oczekiwaniu nienależnych korzyści;

07. Nieoferowanie ani nieprzyjmowanie nadmiernych prezentów, gestów gościnności, rozrywek, podróży klientów i wydatków (np. powyżej skumulowanej wartości równowartości 200 USD na osobę/relację w dowolnym okresie dwunastu miesięcy, jeśli zostało to zatwierdzone przez członka kadry kierowniczej wyższego szczebla i wyraźnie odnotowane w księgach firmy, z podaniem odbiorcy lub darczyńcy);

08. Powstrzymywanie się od nepotyzmu i kumoterstwa;

09. Nie zezwalanie na pranie pieniędzy ani nie uczestniczenie w nim.

IV. Wdrożenie kodeksu postępowania
Zapisy i dokumentacja

Dostawcy powinni prowadzić odpowiednią dokumentację w celu wykazania zgodności z wymogami niniejszego Kodeksu. Dokumentacja powinna być dostępna dla KUPUJĄCEGO na żądanie. Odpowiednia dokumentacja obejmuje między innymi:

Zobowiązania polityczne;
Dokumentacja procesów należytej staranności, w tym oceny wpływu i zapisy z procesu śledzenia;
Informacje na temat mechanizmów rozpatrywania skarg;
Rejestry wszelkich istotnych przypadków niezgodności napotkanych w związku z niniejszym Kodeksem, w tym podsumowanie podjętych działań naprawczych.

Definicja ról i obowiązków

Dostawcy muszą wyznaczyć w ramach swojej organizacji osoby odpowiedzialne za wdrożenie niniejszego Kodeksu. Jako minimum należy wyznaczyć następujących przedstawicieli:

Jeden lub więcej przedstawicieli kierownictwa odpowiedzialnych i upoważnionych do zapewnienia zgodności z Kodeksem
Wykwalifikowany specjalista ds. zgodności odpowiedzialny za planowanie, wdrażanie i monitorowanie zgodności z Kodeksem.

Zakres zastosowania

Wymogi niniejszego Kodeksu dotyczą wszystkich dostawców KUPUJĄCEGO i wszystkich ich pracowników, niezależnie od ich statusu lub relacji z dostawcami. Niniejszy Kodeks ma zatem również zastosowanie do pracowników zatrudnionych nieformalnie, na podstawie umów krótkoterminowych lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Dostawcy są odpowiedzialni za zapewnienie, że ich relacje biznesowe, w tym ich poddostawcy, również posiadają odpowiednie procesy zarządzania ich negatywnym wpływem na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne. Obejmuje to poddostawców sklasyfikowanych jako pracownicy domowi lub drobni rolnicy. W ramach tego obowiązku dostawca powinien:

> Wymagać od poddostawców informowania dostawcy o innych podmiotach gospodarczych w łańcuchu dostaw biorących udział w produkcji każdego zamówienia.

> wykorzystywać swoją siłę nacisku, aby zmusić poddostawców do spełnienia wymogów niniejszego Kodeksu

> Podjęcie uzasadnionych wysiłków w celu sprawdzenia, czy poddostawcy działają zgodnie z niniejszym Kodeksem.

Ciągła współpraca

KUPUJĄCY może monitorować działalność dostawców w celu uzyskania wglądu w sposób, w jaki dostawcy zarządzają swoim wpływem na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne.

KUPUJĄCY oczekuje, że wszyscy dostawcy będą w stanie w dowolnym momencie zadeklarować na piśmie stopień wdrożenia wymogów zawartych w niniejszym Kodeksie. Od dostawców oczekuje się, że w dowolnym momencie będą chętnie współpracować przy udzielaniu odpowiedzi na dalsze pytania, przeprowadzaniu samooceny i, jeśli zostanie to uznane za konieczne, będą współpracować z KUPUJĄCYM przy doskonaleniu systemów zarządzania negatywnym wpływem na prawa człowieka, w tym prawa pracownicze, środowisko i zasady antykorupcyjne.

Dostawcy powinni przyjmować wizyty KUPUJĄCEGO. Obejmuje to zapewnienie fizycznego dostępu każdemu przedstawicielowi KUPUJĄCEGO lub wyznaczonemu przez naszą firmę. KUPUJĄCY zastrzega sobie prawo do umożliwienia wybranej przez siebie niezależnej stronie trzeciej przeprowadzenia kontroli na miejscu w celu zweryfikowania zgodności z wymogami niniejszego Kodeksu.

W przypadku wykrycia przypadków niezgodności w wyniku wizyt u dostawców, dostawcy otrzymają określony czas na samodzielne usunięcie nieprawidłowości. W przypadku niepowodzenia w samodzielnym usunięciu problemu, KUPUJĄCY jest gotów zaangażować się w konstruktywny dialog z dostawcami w celu opracowania i wdrożenia planów działania, z odpowiednimi ramami czasowymi na wdrożenie i osiągnięcie poprawy. Zgoda na przestrzeganie planów działania pozwala na kontynuowanie relacji biznesowych, o ile KUPUJĄCY stwierdzi, że dostawcy wdrażają plan w dobrej wierze. W przypadku powtarzających się i poważnych naruszeń wymogów niniejszego Kodeksu, KUPUJĄCY zastrzega sobie prawo do zerwania relacji biznesowych ze swoimi dostawcami i ewentualnego anulowania produkcji lub dostawy w toku.

[W tym kontekście należyta staranność to ciągły proces zarządzania mający na celu unikanie i przeciwdziałanie negatywnemu wpływowi na uznane na całym świecie zasady zrównoważonego rozwoju. Należyta staranność powinna być przeprowadzana w świetle okoliczności danej spółki (w tym sektora, kontekstu operacyjnego, wielkości i podobnych czynników).