Diritti umani, compresi i diritti del lavoro, che i fornitori devono gestire (continua):
21. Diritto di essere liberi da leggi penali retroattive
22. Diritto al riconoscimento come persona davanti alla legge
23. Diritto alla privacy
24. Diritto alla libertà di pensiero, coscienza e religione
25. Diritto alla libertà di opinione e di espressione (compresa la libertà di informazione)
26. Diritto alla libertà dalla propaganda di guerra e dall'incitamento all'odio razziale, religioso o nazionale.
27. Diritto alla libertà di riunione pacifica
28. Diritto alla libertà di associazione
29. Diritto alla protezione della famiglia e diritto al matrimonio
30. Diritto alla protezione del minore e diritto alla nazionalità
31. Diritto di partecipazione agli affari pubblici
32. Diritto all'uguaglianza di fronte alla legge, alla pari protezione della legge e ai diritti di non discriminazione
33. Diritti delle minoranze (cultura, pratica religiosa e lingua)
2. Principi ambientali
I fornitori sono tenuti a stabilire processi adeguati per gestire tutti gli impatti significativi potenziali ed effettivi sull'ambiente esterno e a sostenere i principi della Dichiarazione di Rio sull'ambiente e lo sviluppo. Questi principi sono ulteriormente descritti nel piano d'azione dell'ONU Agenda 21. Ciò corrisponde ai principi ambientali descritti nelle Linee guida dell'OCSE per le imprese multinazionali.
I principi ambientali elencati nella tabella seguente devono essere gestiti come minimo.
Principi ambientali che i fornitori devono gestire:
01. Dimostrare un miglioramento continuo delle prestazioni ambientali complessive relative alle proprie attività.
02. Disporre di strumenti di gestione di base, consolidati a livello di top management e di un responsabile designato per il coordinamento delle attività di gestione ambientale.
03. Conformità legale con tutte le questioni ambientali regolamentate relative alla gestione dei rifiuti, all'inquinamento atmosferico, alle acque reflue, alla contaminazione del suolo e alla biodiversità.
04. Mantenere e aggiornare regolarmente un elenco della legislazione ambientale pertinente da rispettare.
05. Garantire la conformità con l'elenco delle sostanze chimiche vietate (ad esempio, per i prodotti agroalimentari dell'Organizzazione Mondiale della Sanità, OMS).
06. Garantire la conformità con le convenzioni e i protocolli ambientali internazionali, ad esempio il Protocollo di Montreal sulle sostanze che riducono lo strato di ozono o il Protocollo sugli inquinanti organici persistenti (POP).
07. Registrare tutti gli incidenti di inquinamento e segnalarli alle autorità competenti come richiesto dalle autorizzazioni e dalla legislazione in vigore.
08. Fornire l'organizzazione necessaria, la formazione dei dipendenti, la sensibilizzazione, il controllo operativo e il monitoraggio per assicurare e mantenere la conformità legale.
09. Sostenere un approccio precauzionale alle sfide ambientali, che preveda una valutazione sistematica del rischio (identificazione dei pericoli, caratterizzazione dei pericoli, valutazione dell'esposizione e caratterizzazione del rischio), la gestione e la comunicazione del rischio.
10. Sostenere le attività che comportano la riduzione degli sprechi e l'ottimizzazione delle risorse nelle operazioni dei fornitori.
11. Sostenere le attività che promuovono gli acquisti verdi di prodotti più eco-efficienti.
12. Proteggere l'ambiente utilizzando tecnologie ecologiche meno inquinanti e utilizzando tutte le risorse in modo efficiente.
13. Cercare di integrare l'attenzione per l'ambiente in tutti gli elementi della pianificazione e del processo decisionale aziendale.
14. L'approccio alla responsabilità ambientale deve favorire l'apertura e il dialogo con i dipendenti e il pubblico.
15. Ridurre al minimo gli impatti negativi di attività, prodotti e servizi attraverso un approccio proattivo e una gestione responsabile degli aspetti ambientali (tra cui, ma non solo):
- > Utilizzo di risorse naturali scarse, energia e acqua
- > Emissioni nell'aria e rilasci nell'acqua
- > Emissione di rumore, odori e polveri
- > Contaminazione potenziale ed effettiva del suolo
- > Gestione dei rifiuti (sostanze pericolose e non pericolose)
- > Problemi relativi ai prodotti (progettazione, imballaggio, trasporto, utilizzo e riciclo/smaltimento)
16. Stabilire e mantenere le procedure di emergenza.
17. Disporre di un piano di emergenza del sito con linee guida dettagliate/formazione per la risposta agli incidenti gravi, per prevenire e affrontare efficacemente tutte le emergenze sanitarie e gli incidenti industriali che possono colpire la comunità circostante o avere un impatto negativo sull'ambiente.
18. Piano di risposta alle emergenze comunicato alle autorità locali, ai servizi di emergenza e alle comunità locali potenzialmente interessate, come richiesto.
19. Mantenere un inventario delle sostanze pericolose utilizzate nell'operazione e immagazzinate e valutare le opzioni di sostituzione con sostanze più rispettose dell'ambiente.
20. Garantire l'accesso alle schede di sicurezza dei materiali (MSDS) aggiornate per le sostanze chimiche.
21. Assicurare la presenza di procedure/controlli di sicurezza per le sostanze pericolose.
22. Assicurare la minimizzazione della potenziale contaminazione di aria, acqua dolce, suolo e acque sotterranee da parte di sostanze chimiche.
3. Principi anticorruzione
Il FORNITORE deve stabilire processi adeguati per contrastare le pratiche di corruzione. Tali processi dovranno supportare ed essere in linea con la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione.
Principi anticorruzione che i fornitori devono gestire:
01. Documentare, registrare e conservare i dati relativi alle entrate e alle uscite per i periodi stabiliti dalla legge e, se non regolamentati, per un minimo di tre anni;
02. Non consentire la corruzione di funzionari pubblici o la corruzione tra privati, compresa la corruzione "attiva" e "passiva" (talvolta definita anche "estorsione" o "adescamento");
03. Non consentire il pagamento di tangenti o il commercio di influenze nei confronti di partner commerciali, funzionari governativi o dipendenti, anche attraverso l'uso di intermediari;
04. Non consentire l'uso di pagamenti agevolati, a meno che non si sia soggetti a minacce o altre forme di coercizione;
05. Non assumere dipendenti pubblici per svolgere lavori che siano in qualche modo in conflitto con i precedenti obblighi ufficiali del dipendente;
06. Non consentire contributi politici, donazioni di beneficenza e sponsorizzazioni in previsione di vantaggi indebiti;
07. Non offrire o accettare regali, ospitalità, intrattenimento, viaggi e spese per i clienti in quantità eccessive (ad esempio, oltre il valore cumulativo dell'equivalente di 200 dollari USA per persona/relazione in un periodo di dodici mesi, se approvato da un funzionario di alto livello e registrato esplicitamente nei libri contabili dell'azienda, con il nome del destinatario o del donatore);
08. Astenersi da nepotismo e clientelismo;
09. Non consentire o partecipare al riciclaggio di denaro.
IV. Attuazione del Codice di condotta
Registri e documentazione
I fornitori manterranno un'adeguata documentazione per dimostrare la conformità ai requisiti del presente Codice. I registri saranno a disposizione dell'ACQUIRENTE su richiesta. Le registrazioni appropriate includono, ma non si limitano a:
Impegni politici;
Documentazione dei processi di due diligence, comprese le valutazioni d'impatto e le registrazioni del processo di monitoraggio;
Informazioni sui meccanismi di reclamo;
Registrazioni di eventuali casi significativi di non conformità riscontrati in relazione al presente Codice, compresa una sintesi delle azioni correttive intraprese.
Definizione di ruoli e responsabilità
I fornitori devono assegnare la responsabilità all'interno della propria organizzazione per l'attuazione del presente Codice. Come minimo, devono essere designati i seguenti rappresentanti:
Uno o più rappresentanti della direzione con la responsabilità e l'autorità di garantire l'osservanza del Codice.
Un responsabile qualificato della compliance, incaricato di pianificare, attuare e monitorare la conformità al Codice.
Ambito di applicazione
I requisiti del presente Codice si estendono a tutti i fornitori dell'ACQUIRENTE e a tutti i loro lavoratori, indipendentemente dal loro status o dal loro rapporto con i fornitori. Il presente Codice si applica pertanto anche ai lavoratori assunti in modo informale, con contratti a breve termine o a tempo parziale.
I fornitori hanno la responsabilità di garantire che le loro relazioni commerciali, compresi i loro subfornitori, prevedano processi adeguati per gestire gli impatti negativi sui diritti umani, compresi i diritti del lavoro, l'ambiente e i principi anticorruzione. Ciò include i subfornitori classificati come lavoratori a domicilio o piccoli agricoltori. Nell'ambito di questo obbligo, un fornitore deve:
- > Richiedere ai subfornitori di informare il fornitore in merito alle altre entità commerciali della catena di fornitura che partecipano alla produzione di ciascun ordine.
- > Utilizzare la propria influenza per far sì che i subfornitori si impegnino a soddisfare i requisiti del presente Codice.
- > Intraprendere sforzi ragionevoli per verificare che i subfornitori operino in conformità con il presente Codice.
Collaborazione continua
L'ACQUIRENTE può monitorare le operazioni dei fornitori allo scopo di comprendere come questi gestiscono il loro impatto sui diritti umani, compresi i diritti del lavoro, l'ambiente e i principi anticorruzione.
L'ACQUIRENTE si aspetta che tutti i fornitori siano in grado, in qualsiasi momento, di dichiarare per iscritto il proprio stato di attuazione in relazione ai requisiti contenuti nel presente Codice. I fornitori sono tenuti a collaborare in qualsiasi momento per rispondere a ulteriori domande, autovalutazioni e, se ritenuto necessario, collaborare con l'ACQUIRENTE per migliorare i sistemi di gestione degli impatti negativi sui diritti umani, compresi i diritti del lavoro, l'ambiente e i principi anticorruzione.
I fornitori dovranno accogliere le visite dell'ACQUIRENTE. Ciò include la possibilità di accedere fisicamente a qualsiasi rappresentante dell'ACQUIRENTE o incaricato dalla nostra società. L'ACQUIRENTE si riserva il diritto di far effettuare ispezioni in loco a terzi indipendenti di nostra scelta per verificare la conformità ai requisiti del presente Codice.
Nel caso in cui vengano rilevati casi di non conformità a seguito di visite ai fornitori, questi ultimi avranno a disposizione un periodo di tempo prestabilito per autocorreggere la carenza. In caso di mancata autocorrezione, l'ACQUIRENTE è disposto ad avviare un dialogo costruttivo con i fornitori per sviluppare e attuare piani d'azione, con tempi adeguati per l'attuazione e il raggiungimento dei miglioramenti. L'accordo sul rispetto dei piani d'azione consente la prosecuzione del rapporto commerciale, a condizione che l'ACQUIRENTE ritenga che i fornitori stiano attuando il piano in buona fede. In caso di ripetute e gravi violazioni dei requisiti del presente Codice, l'ACQUIRENTE si riserva il diritto di interrompere i rapporti commerciali con i propri fornitori ed eventualmente di cancellare qualsiasi produzione o consegna in corso.
[1] In questo contesto, la due diligence è un processo di gestione continuo volto a evitare e affrontare gli impatti negativi sui principi di sostenibilità riconosciuti a livello internazionale. La due diligence deve essere condotta alla luce delle circostanze dell'azienda (compresi il settore, il contesto operativo, le dimensioni e altri fattori simili).